Cómo conectar el ERP con la tienda online
Sincronizar stock, pedidos, precios y clientes entre el ERP y el comercio electrónico elimina la doble introducción de datos y los descuadres que el cliente descubre antes que tú. Esta guía explica qué se sincroniza, cómo, cuánto cuesta y qué decisión hay que tomar antes de conectar nada.
Los cuatro flujos que resuelven el noventa por ciento del problema
Antes de hablar de tecnología conviene saber qué información tiene que viajar y en qué dirección. En la práctica, casi todos los proyectos empiezan por estos cuatro:
| Dato | Dirección y motivo | Frecuencia típica |
|---|---|---|
| Stock | Del ERP a la tienda. Es el que más urge: si el stock publicado no coincide con el del almacén, se venden unidades que no existen y el problema lo descubre el cliente. | Cada pocos minutos o en tiempo real |
| Pedidos | De la tienda al ERP. Evita teclear cada pedido a mano y permite que la documentación y la preparación arranquen solas. | Cada 5–15 minutos |
| Precios y tarifas | Del ERP a la tienda. Especialmente relevante si hay tarifas por cliente, descuentos por volumen o cambios frecuentes de proveedor. | 1–2 veces al día |
| Clientes y envíos | En ambos sentidos. La ficha del cliente deja de actualizarse en cuatro sitios, y el número de seguimiento vuelve a la tienda para que el comprador lo vea sin llamar. | Al producirse el cambio |
Sincronizar todo en tiempo real es caro e innecesario. La frecuencia se decide dato a dato, según lo que cuesta que ese dato esté desactualizado: un stock desfasado cuesta una venta fallida; una tarifa desfasada doce horas, normalmente nada.
Qué sistema manda sobre cada dato
Esta es la decisión más importante del proyecto y se toma antes de escribir una línea de código: para cada dato, qué sistema tiene la verdad y cuáles se limitan a copiarla.
Parece obvio hasta que aparecen los casos reales. ¿Quién manda sobre el precio si comercial lo cambia en el ERP y marketing lo cambia en la tienda? ¿Quién manda sobre la ficha del cliente si atención al cliente la corrige en un sitio y el propio cliente la edita en su cuenta? Sin esa decisión tomada y escrita, la integración termina con dos sistemas pisándose mutuamente y nadie sabiendo cuál mirar.
Lo habitual —no siempre— es que el ERP mande sobre stock, precios y datos fiscales, y la tienda mande sobre el pedido y la cuenta del comprador. Pero esto se decide caso por caso y se documenta, porque es lo primero que se consulta cuando algo no cuadra dentro de un año.
Tres caminos, de más a menos recomendable
1. API oficiales de ambos sistemas. Es la opción preferible siempre que exista. Son interfaces documentadas y soportadas por el fabricante, sobreviven a las actualizaciones y permiten controlar errores y reintentos. Las plataformas de comercio electrónico más extendidas tienen API madura; en los ERP depende mucho del fabricante y de la versión contratada.
2. Conector del fabricante. Muchos ERP y plataformas ofrecen módulos de conexión ya hechos, a veces de pago. Cubren los flujos estándar y salen a cuenta cuando lo que necesitas es exactamente lo que hacen. El límite aparece con las reglas propias: tarifas especiales, lógica de descuentos, agrupación de pedidos.
3. Alternativas cuando no hay API. Intercambio de ficheros programado o acceso directo a la base de datos. Funcionan, pero son frágiles ante los cambios de versión y encarecen el mantenimiento. Si es el único camino, conviene saberlo de antemano y presupuestar el mantenimiento en consecuencia, no descubrirlo a mitad de proyecto.
Los tres errores que hacen fracasar estos proyectos
No decidir quién manda sobre cada dato. Ya está dicho arriba, pero es el fallo número uno y el más caro de corregir después: cuando dos sistemas se sobrescriben, no hay forma de saber qué versión era la buena.
Integrar sin control de errores. Una integración que falla en silencio es peor que no tenerla: los pedidos dejan de entrar y nadie se entera hasta que llama un cliente. Toda conexión necesita registro de cada operación, reintentos con límite y un aviso dirigido a una persona concreta cuando algo se atasca.
Sincronizar el catálogo entero sin limpiarlo. Si el ERP arrastra referencias duplicadas, descripciones a medias o unidades de medida inconsistentes, la integración lo publica todo en la tienda a la vista del público. Antes de conectar conviene depurar, y ese trabajo suele ser mayor de lo previsto.
Qué esperar de un proyecto de integración
El trabajo empieza por el inventario de sistemas y el documento de fuente de verdad, sigue con la construcción sobre las API oficiales, y termina con validaciones, alertas y un registro auditable de cada operación. El paso a producción se hace por fases y sin detener la actividad.
Tienes el detalle en Integración de sistemas y el método completo en Cómo trabajamos. Una vez conectados los sistemas, los datos ya sirven para construir cuadros de mando fiables, que es el paso natural siguiente.
Preguntas frecuentes sobre integrar el ERP con el comercio electrónico
¿Qué datos se sincronizan entre el ERP y la tienda online?
Los cuatro habituales son stock, pedidos, precios y clientes. El stock suele ir del ERP a la tienda; los pedidos, de la tienda al ERP; los precios y las tarifas, del ERP a la tienda; y las fichas de cliente pueden ir en cualquier dirección o en las dos. También es frecuente sincronizar el estado del envío y el número de seguimiento hacia la tienda, y las facturas hacia contabilidad.
¿Cuánto cuesta conectar un ERP con una tienda online?
Si ambos sistemas tienen API documentada y se sincroniza lo básico —stock y pedidos— el proyecto se mueve entre 2.000 y 5.000 euros. Añadir precios por tarifa, clientes, estados de envío y facturación lo lleva a la horquilla de 5.000 a 12.000. Cuando el ERP no tiene API y hay que recurrir a alternativas, el coste sube y, sobre todo, sube el mantenimiento.
¿Qué pasa si mi ERP no tiene API?
Existen alternativas —intercambio de ficheros, acceso directo a la base de datos, conectores del propio fabricante— y funcionan, pero son más frágiles: cada actualización del ERP puede romperlas. Antes de elegir ese camino conviene comprobar si el fabricante ofrece un módulo de conexión oficial, aunque sea de pago, porque suele salir más barato a tres años que mantener una integración artesanal.
¿Cada cuánto se sincronizan los datos?
Depende del dato. El stock suele necesitar la máxima frecuencia posible o incluso tiempo real, porque un descuadre se traduce en una venta que no se puede servir. Los pedidos pueden sincronizarse cada pocos minutos. Precios y tarifas, una o dos veces al día suele bastar. Sincronizar todo en tiempo real es caro e innecesario: la frecuencia se decide dato a dato según lo que cuesta que esté desactualizado.
¿Se para la tienda mientras se hace la integración?
No debería. El trabajo se construye y se prueba en un entorno aparte, con datos de prueba, y el paso a producción se hace por fases —primero un sentido, luego el otro— con la posibilidad de volver atrás. La sincronización inicial de catálogo e histórico sí conviene hacerla en horario de baja actividad.
Dinos qué ERP y qué plataforma usáis. Te decimos si se conectan y cómo.
Con saber los dos sistemas y qué datos os descuadran hoy, podemos decirte si existe API para ambos, qué enfoque tiene sentido y qué orden de magnitud tiene el proyecto.
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