Verifactu y factura electrónica B2B
No son la misma norma. Tienen calendarios distintos, persiguen cosas distintas y cada una toca una parte diferente de tus programas. La confusión entre las dos está haciendo que muchas empresas se preparen para la que no les corre prisa y no hayan mirado la que de verdad les va a costar trabajo.
Una mira hacia dentro; la otra, hacia fuera
Las dos hablan de facturas, llegan casi a la vez y en las circulares se mencionan en el mismo párrafo. De ahí que se traten como una sola cosa. Pero regulan momentos distintos de la vida de una factura, y esa distinción es la que decide qué hay que tocar.
Verifactu
- Qué regula
- Cómo se genera la factura dentro del programa que la emite.
- Para qué
- Que una factura no se pueda alterar ni borrar después de emitida. Es antifraude.
- Qué toca
- El sistema que factura: cada uno de ellos, no solo el principal.
- Quién es tu interlocutor
- El fabricante de tu software. O tú, si es a medida.
Factura electrónica B2B
- Qué regula
- Cómo viaja la factura de una empresa a otra, y qué hay que responder al recibirla.
- Para qué
- Reducir la morosidad y poder trazar cuándo se paga de verdad.
- Qué toca
- El formato de salida y, sobre todo, un circuito de entrada que hoy no existe.
- Quién es tu interlocutor
- Una plataforma de intercambio, o la solución pública de la AEAT.
Dicho corto: Verifactu se ocupa de cómo nace la factura; la factura electrónica, de cómo se mueve y de si alguien la ha aceptado y pagado. Se puede cumplir una y estar a cero en la otra, que es exactamente donde está hoy la mayoría.
El calendario, tal y como está hoy en el BOE
Verifactu ya tiene fechas firmes. Se aplazó dos veces —la última por el Real Decreto-ley 15/2025— y estas son las que están en el texto consolidado:
| A quién obliga | Qué exige | Desde cuándo |
|---|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | Tener los sistemas informáticos adaptados a los requisitos del reglamento. | 1 enero 2027 |
| Autónomos en IRPF, entidades en atribución de rentas y no residentes con establecimiento permanente | Tener operativos esos mismos sistemas. | 1 julio 2027 |
| Fabricantes y comercializadores de software de facturación | Ofrecer productos plenamente adaptados, con su declaración responsable. | 29 julio 2025 |
Que los fabricantes lleven obligados desde julio de 2025 es la razón de que tu proveedor te esté hablando de esto desde hace un año. Para tu empresa, 2026 sigue siendo voluntario.
La factura electrónica es otra historia. El reglamento está aprobado y en vigor, pero sus plazos no han empezado a contar: dependen de una orden ministerial que a día de hoy no está publicada.
| Hito | Qué ocurre | Cuándo |
|---|---|---|
| Orden ministerial de la solución pública | Es la que arranca el reloj. Sin ella no corre ningún plazo. | Pendiente |
| Volumen de operaciones superior a 8 M€ | Emitir factura electrónica y comunicar los estados. | +12 meses |
| El resto de empresas y profesionales | Emitir factura electrónica. La comunicación de estados llega después para los de menor volumen. | +24 meses |
Nadie puede darte todavía una fecha cerrada para la factura electrónica
El borrador de la orden ministerial está en consulta pública con una previsión de entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. Si esa previsión se cumpliera, las grandes empresas entrarían en octubre de 2027 y el resto en octubre de 2028. Pero es un borrador, y esta normativa ya se ha retrasado varias veces.
Lo decimos porque circulan calendarios presentados como definitivos, y a veces vienen de quien te está vendiendo la plataforma. La fecha firme hoy es la de Verifactu; la de la factura electrónica es una estimación, y conviene tratarla como tal a la hora de comprometer presupuesto.
Qué tiene que hacer el programa que emite tus facturas
El cambio de fondo es que una factura emitida deja de poder tocarse. Cada una genera un registro de facturación que se encadena con el anterior mediante una huella calculada sobre su contenido. Si alguien altera una factura de hace tres meses, la huella deja de cuadrar y la cadena delata el hueco.
De ahí salen las cuatro cosas que tiene que hacer el programa: generar ese registro encadenado, imprimir un código QR en la factura, impedir que se borre o modifique lo ya emitido, y conservar todo aquello durante el plazo legal. Anular una factura pasa a ser una operación que deja constancia, no una que hace desaparecer la anterior.
A partir de ahí hay dos caminos, y no es indiferente cuál se elige. En modo Verifactu los registros se remiten a la Agencia Tributaria según se generan; a cambio, no hace falta firma electrónica ni asumir la conservación. Fuera de ese modo no se envía nada, pero el sistema tiene que firmar electrónicamente los registros y conservarlos, y la Agencia puede reclamarlos. La primera opción implica exponer la facturación en tiempo real; la segunda, cargar con la custodia. La decisión suele tomarse por comodidad y debería tomarse mirando qué tipo de negocio hay detrás.
Lo que se rompe con todo esto es la facturación informal: la hoja de cálculo con la plantilla de siempre, el documento de texto con el membrete, la aplicación de hace doce años que nadie mantiene. Ahí no hay huella, ni cadena, ni QR, y no los va a haber.
La parte que casi nadie ha mirado: recibir
Cuando se habla de factura electrónica se piensa en emitir, y emitir es la parte fácil: la factura pasa a ser un fichero estructurado en una de las sintaxis admitidas —UBL, CII, EDIFACT o Facturae— conforme al modelo semántico de la norma europea EN 16931. Es un trabajo acotado, con un formato que se implementa una vez.
El trabajo de verdad está en el otro lado. La norma obliga a comunicar el estado de las facturas que recibes: si se aceptan o se rechazan, y cuándo se pagan efectivamente. Y con plazo: un máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos.
Merece la pena traducir eso a operativa, porque es donde está el proyecto. Significa que tiene que existir un buzón que recibe las facturas de tus proveedores en formato estructurado; que alguien —o algo— las coteja con el pedido o con el albarán; que la discrepancia se resuelve o se rechaza formalmente; y que la respuesta sale de vuelta antes de que se agote el plazo. Cuatro días hábiles es poco tiempo para un circuito que hoy, en la mayoría de empresas, consiste en que la factura llega por correo a una persona y se aprueba cuando esa persona puede.
No es un problema de programa, es un problema de proceso y de quién responde de qué. Por eso es la parte que más tarda y la que conviene empezar a mirar antes, aunque su fecha sea la más lejana de las dos.
Si tu facturación es a medida, la declaración responsable la firmas tú
No hay proveedor al que reclamársela
El artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 exige que cada sistema informático de facturación esté respaldado por una declaración responsable en la que el productor certifica que el sistema cumple el reglamento. Si el programa es estándar, esa declaración la firma el fabricante y el asunto se acaba ahí.
Si el programa te lo desarrollaron a medida, lo mantiene tu equipo, o facturas desde una hoja de cálculo con macros que montó alguien de la casa hace años, el productor eres tú. La obligación alcanza también a quien desarrolla soluciones para su propio uso, y nadie va a firmar eso en tu lugar.
No es un papel que se rellena. Implica poder sostener que el sistema encadena los registros, calcula la huella como manda la Orden HAC/1177/2024 y no permite alterar lo ya emitido. Si no está construido así, hay que construirlo, y eso lleva su tiempo. En las empresas con desarrollo propio, este punto suele descubrirse tarde.
Y tiene precio. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, que introdujo la Ley 11/2021 antifraude, fija una multa de 50.000 euros por ejercicio para quien tenga o use sistemas de facturación que no cumplan lo exigido o que hayan sido alterados. Para quien produce o comercializa esos sistemas, la sanción es de 150.000 euros por ejercicio y tipo de programa. Dónde queda exactamente una empresa que desarrolla para su propio uso —si solo responde como tenedor o también como productor— es una de esas fronteras que conviene preguntar a tu asesoría, no dar por supuesta.
Esto no es asesoramiento fiscal ni jurídico, y no pretende serlo. Quien debe decirte qué te aplica y en qué plazo es tu asesoría, que conoce tu situación tributaria. Aquí hablamos de lo único que sabemos hacer: qué hay que cambiar en los sistemas para que eso se pueda cumplir. Antes de tomar una decisión con consecuencias fiscales, contrástala con tu asesor.
El orden que tiene sentido, y lo que no hay que hacer todavía
Con año y medio por delante para lo primero, la prisa juega en contra: es el momento en el que más fácil resulta comprar algo que no hacía falta. Este es el orden que seguimos nosotros.
- Contar por dónde salen facturas de verdad. Casi nunca es un solo sitio. Aparecen el ERP, un TPV, la hoja del comercial que emite proformas que acaban siendo facturas, el programa del taller. Cada una de esas vías es un sistema informático de facturación a efectos de la norma, y cada una necesita respuesta. Este inventario es el paso que más sorpresas da y el que casi nadie hace.
- Saber quién firma cada declaración responsable. Para cada vía del inventario: o hay un fabricante que responde, o respondes tú. Si la respuesta es la segunda, ahí tienes un proyecto y conviene saberlo ahora.
- Mirar el circuito de entrada de facturas de proveedor. Cómo llegan hoy, quién las aprueba, cuánto se tarda de media desde que entra una factura hasta que alguien dice que sí. Si ese número está por encima de cuatro días hábiles —y suele estarlo—, ahí está el trabajo real.
- Y solo entonces, decidir qué se compra. Con el inventario delante, muchas veces la respuesta es una actualización del ERP y nada más.
Lo que no haríamos ahora: cambiar de ERP con la excusa de Verifactu. Es un proyecto de meses que se justifica por otras razones, y los fabricantes llevan un año adaptando sus productos porque están obligados. Tampoco contrataríamos todavía una plataforma de factura electrónica: la orden ministerial que fija sus requisitos no está publicada, y comprometer presupuesto antes de que se sepa cómo funciona la solución pública es la mejor forma de pagar dos veces.
Vigencia. Fechas comprobadas contra el BOE el 24 de agosto de 2026. Esta normativa ya se ha aplazado varias veces y la orden ministerial de la factura electrónica sigue pendiente: si lees esto tiempo después, vuelve a la fuente antes de decidir nada. Este contenido es divulgativo y se ofrece sin garantía de vigencia; hvalai no responde de las decisiones que se tomen a partir de él. Si detectas algo desactualizado, avísanos y lo corregimos.
Lo que suele venir después
Cuando el inventario saca a la luz que hay tres sitios distintos emitiendo facturas y ninguno habla con los otros, la conversación deja de ser normativa y pasa a ser de integración de sistemas. Y si lo que aparece es un circuito de facturas de proveedor que se aprueba a mano, entra la automatización de procesos. Para el orden de magnitud del presupuesto en cada caso: cuánto cuesta automatizar un proceso y cuánto cuesta un software a medida.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu y la factura electrónica
¿Verifactu y la factura electrónica obligatoria son lo mismo?
No. Son dos normas distintas, con dos calendarios distintos y dos finalidades distintas. Verifactu (Real Decreto 1007/2023) regula cómo se genera la factura dentro del programa que la emite, para que no se pueda alterar ni borrar después; su finalidad es antifraude. La factura electrónica entre empresas (Real Decreto 238/2026, que desarrolla la Ley Crea y Crece) regula cómo viaja la factura de una empresa a otra y obliga a informar de su estado; su finalidad es combatir la morosidad. Una mira hacia dentro de tu programa, la otra hacia fuera. Se confunden porque llegan a la vez y las dos hablan de facturas.
¿Cuándo es obligatorio Verifactu?
Según el Real Decreto 1007/2023 en su versión consolidada, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados tributarios —autónomos en IRPF, entidades en atribución de rentas y no residentes con establecimiento permanente— antes del 1 de julio de 2027. Los fabricantes y comercializadores de software llevan obligados desde el 29 de julio de 2025, que es por lo que muchos programas ya ofrecen la opción. Durante 2026 el uso es voluntario para las empresas.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Todavía no hay fecha cerrada, y quien dé una exacta se la está inventando. El Real Decreto 238/2026 está en vigor desde el 20 de abril de 2026, pero sus plazos no empiezan a contar hasta que se publique la orden ministerial que regula la solución pública. A partir de esa orden: doce meses para empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a ocho millones de euros, y veinticuatro meses para el resto. El borrador de la orden está en consulta con una previsión de entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, pero es un borrador.
¿Qué pasa si mi programa de facturación es a medida?
Que la declaración responsable la asumes tú. El artículo 13 del Real Decreto 1007/2023 exige que cada sistema informático de facturación esté respaldado por una declaración responsable del productor certificando que cumple el reglamento. Si el programa es estándar, la firma el fabricante. Si te lo desarrollaron a medida, lo mantiene tu equipo, o facturas desde una hoja de cálculo con macros que montó alguien en la empresa, el productor eres tú y nadie va a firmar eso en tu lugar. Implica poder demostrar que el sistema encadena los registros, calcula correctamente la huella y no permite alterar lo ya emitido.
¿Puedo seguir enviando facturas en PDF por correo electrónico?
Hasta que la factura electrónica B2B sea exigible, sí. Después no, al menos no como documento principal: la factura pasa a ser un fichero estructurado en una de las sintaxis admitidas —UBL, CII, EDIFACT o Facturae—, conforme al modelo semántico de la norma europea EN 16931. El PDF podrá acompañar al fichero durante los primeros doce meses de cada fase, salvo que el destinatario consienta expresamente prescindir de él, pero deja de ser la factura y pasa a ser una copia legible.
¿Tengo que cambiar de ERP por Verifactu?
Casi nunca, y desde luego no todavía. Los fabricantes de software llevan obligados desde julio de 2025, así que la mayoría de programas estándar ya han incorporado o están incorporando la funcionalidad en una actualización. Cambiar de ERP es un proyecto de meses que se justifica por otras razones, no por esta. El problema real no suele ser el ERP principal, sino las vías de facturación paralelas que casi todas las empresas tienen sin haberlas contado: un TPV, una hoja de cálculo de un comercial, un programa antiguo de un departamento. Cada una es un sistema informático de facturación a efectos de la norma.
¿Qué es lo que más tarda en adaptarse?
Recibir, no emitir. La factura electrónica obliga a comunicar el estado de las facturas recibidas —aceptación o rechazo, y el pago efectivo— en un máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos. Eso exige un circuito de entrada que hoy no existe en la mayoría de pymes: un buzón que recibe las facturas de proveedores, un cotejo con el pedido o el albarán y una respuesta que sale de vuelta en plazo. Es un cambio de proceso y de responsabilidades internas, no solo de programa, y por eso es la parte que más tiempo lleva.
¿Qué sanciones hay por no cumplir Verifactu?
El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, introducido por la Ley 11/2021 antifraude, establece una multa fija de 50.000 euros por ejercicio para quien tenga o use sistemas informáticos de facturación que no cumplan los requisitos exigidos o que hayan sido alterados. Para quien produce o comercializa esos sistemas la sanción asciende a 150.000 euros por ejercicio y tipo de programa. No son sanciones proporcionales al importe facturado: son cuantías fijas por cada ejercicio afectado. Dónde encaja exactamente una empresa que desarrolla software solo para su propio uso es una cuestión que conviene consultar con la asesoría fiscal.
El inventario de por dónde sales facturando se hace en una tarde. Las sorpresas salen ahí.
Si quieres saber cuántos sistemas de facturación tienes de verdad, cuáles necesitan que firmes tú la declaración responsable y cuánto tarda hoy una factura de proveedor en aprobarse, lo miramos y te lo decimos. Si de ahí sale que con actualizar el ERP lo tienes resuelto, esa será la conclusión.
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